Neyi Kendin Yapmalı, Neyi Devretmeli?

Gün içinde yapılan işlerin hepsi aynı değerde değildir. Bazıları sizden başkasının yapamayacağı işlerdir; bazıları ise kim yaparsa yapsın sonuç değişmez. Buna rağmen çoğu kişi ikisine de aynı özeni gösterir ve zamanının büyük kısmını ikinci gruba harcar. Neyi kendinizin yapması gerektiğine karar vermek, sanılandan daha belirleyici bir beceridir; çünkü bu karar, geri kalan bütün zamanın nasıl kullanılacağını belirler.

Bu yazıda hangi işlerin devredilebileceğini, hangilerinin otomatikleştirilebileceğini, neyin mutlaka sizde kalması gerektiğini ve bu geçişin nasıl yapılacağını ele alıyoruz.

Üç seçenek: yap, devret, kaldır

Bir işle karşılaştığınızda aslında üç seçenek vardır. İşi kendiniz yaparsınız, başkasına ya da bir sisteme devredersiniz, ya da işi tamamen ortadan kaldırırsınız. Üçüncü seçenek en çok atlanandır ve çoğu zaman en verimlisidir.

Bu nedenle devretmeyi düşünmeden önce sorulacak soru şudur: bu iş hiç yapılmasa ne olurdu? Cevap "pek bir şey olmazdı" ise, iyileştirmeye ya da devretmeye gerek yoktur. Gereksiz bir işi verimli hale getirmek, en pahalı verimlilik biçimidir.

Hangi işler devredilebilir?

Devredilebilir işlerin ortak özellikleri vardır: tekrarlanabilir olmaları, sonucun net biçimde tarif edilebilmesi ve hata durumunda kolay düzeltilebilmeleri. Bir işin nasıl yapılacağı adım adım yazılabiliyorsa, o iş büyük ihtimalle devredilebilir.

Buna karşılık yargı gerektiren, bağlam bilgisi isteyen ya da sonuçları geri alınamayan işler sizde kalmalıdır. Burada belirleyici olan işin zorluğu değil, karar içerip içermediğidir. Zor ama tarif edilebilir bir iş devredilebilir; kolay ama yargı gerektiren bir iş devredilemez.

Makineye devretmenin kuralları

Bazı işler insana değil bir cihaza ya da yazılıma devredilir. Burada en sık yapılan hata, kurulumu eksik bırakıp sonucu beğenmemektir. Otomatik çalışan sistemlerin neredeyse tamamı, iyi bir ilk kurulum ve düzenli bakım karşılığında verim üretir.

Bu ilkenin en somut örneklerinden biri ev cihazlarıdır; robot süpürgeden verim almanın yolları arasında sayılan harita çıkarma, engelleri kaldırma ve düzenli filtre bakımı, otomasyonun neden bazılarında işe yarayıp bazılarında yaramadığını açıklar. Devredilen iş, kendiliğinden iyi sonuç vermez; devretmenin de bir emeği vardır.

Başlangıç maliyetini kabul etmek

Bir işi devretmek ilk seferinde kendiniz yapmaktan uzun sürer. Anlatmak, göstermek, kontrol etmek zaman alır. Pek çok kişi tam bu noktada vazgeçer ve "ben yapsam daha hızlı olacak" der.

Bu cümle tek seferlik işler için doğrudur; tekrar eden işler için yanlıştır. Ayda dört kez yapılan bir işi bir kez öğretmek, birkaç hafta içinde kendini amorti eder. Karar verirken bakılması gereken şey, işin tek seferlik süresi değil yıllık toplamıdır.

Sonucu tarif etmek, yöntemi bırakmak

Devretmenin en sık başarısız olduğu nokta, yöntemin de dayatılmasıdır. Karşı taraf işi sizin yaptığınız gibi yapmadığında sonuç kabul edilmez ve iş fiilen geri alınır.

Doğru yaklaşım, sonucu net tarif edip yöntemi serbest bırakmaktır: iş bittiğinde ne görünmeli, hangi ölçüt sağlanmalı, ne zaman teslim edilmeli. Bu üç bilgi verildiğinde, farklı bir yöntemle de kabul edilebilir sonuç alınır ve devir gerçekten gerçekleşmiş olur.

Kontrol noktası koymak

Devretmek, tamamen elden bırakmak anlamına gelmez. Özellikle ilk dönemde ara kontrol noktaları belirlemek gerekir. İşin sonunda değil ortasında yapılan kısa bir kontrol, hatanın büyümesini engeller.

Zamanla bu kontroller seyreltilir. Kontrol sıklığını azaltmamak, devretmenin getirisini yok eder; çünkü sürekli denetim, işi yapmakla neredeyse aynı dikkati tüketir.

Neyi asla devretmemeli?

Bazı işler devredildiğinde değerini kaybeder. Kişisel ilişkilerdeki iletişim, kendi öğrenmeniz, temel kararlar ve alanınızdaki kritik kalite kontrolü bu gruba girer. Bunlar dışarıdan yapılabilir görünse de sonuçları doğrudan size aittir.

Bir başka grup, öğrenme aşamasındaki işlerdir. Henüz kendiniz yapmayı bilmediğiniz bir işi devretmek, o alanda hiç ilerlememenize yol açar. Devretmenin doğru sırası, önce öğrenmek sonra bırakmaktır; aksi halde işin doğru yapılıp yapılmadığını değerlendiremezsiniz.

Ev ve iş arasında aynı mantık

Bu yaklaşım yalnızca iş hayatına ait değildir. Evde de tekrar eden işlerin bir kısmı devredilebilir, bir kısmı otomatikleştirilebilir, bir kısmı ise tamamen kaldırılabilir. Ortak yaşamda bu ayrımın konuşulmuş olması, işlerin adil dağılmasını da kolaylaştırır.

Burada belirleyici olan, işin kimin alanına girdiğinin net olmasıdır. Alan belirsizse, iş her seferinde yeniden pazarlık konusu olur ve bu pazarlık, işin kendisinden daha yorucu hale gelir.

Geri alma ölçütü belirlemek

Her devir kalıcı olmak zorunda değildir. Devredilen bir işin hangi koşulda geri alınacağını baştan belirlemek, hem karşı tarafa netlik verir hem de sizi sürekli tetikte olmaktan kurtarır.

Ölçüt somut olmalıdır: belirli bir hata oranı, belirli bir gecikme ya da belirli bir kalite düzeyinin altına düşmek. Bu ölçüt yazılı olduğunda, geri alma kararı kişisel bir mesele olmaktan çıkar.

Kazanılan zamanı korumak

Devretmenin en gözden kaçan riski, kazanılan zamanın hemen başka küçük işlerle dolmasıdır. Bir işi devrettikten sonra ortaya çıkan boşluk planlanmazsa, birkaç hafta içinde benzer nitelikte işlerle dolar ve toplam yük değişmez.

Bu yüzden devretme kararı verirken, kazanılan zamanın nereye gideceğini de belirlemek gerekir. Ancak o zaman devretmek bir verimlilik hamlesi olur; aksi halde yalnızca işlerin yer değiştirmesinden ibaret kalır.